Dirk de Fauw
Burgemeester Brugge
"We vinden het belangrijk dat we de werking van onze stad en OCMW continu verbeteren. Daarom laten wij ons bijstaan door deskundigen die onze processen kritisch onderzoeken en verbetervoorstellen aanbrengen.
Audio is voor ons hierbij een logische en betrouwbare partner die we jaarlijks inschakelen. Een voorbeeld hiervan is een audit die we uitvoerden in de technische dienst van het OCMW. De werking ging er enorm op vooruit na een doorlichting van de structuur van de dienst. De taakverdeling werd herzien en afspraken tussen betrokkenen werden duidelijk vastgelegd. In de stad onderzocht Audio of het subsidiebeleid naar verschillende culturele partners objectief verliep. Het spreekt voor zich dat het belangrijk is dat een dergelijk onderzoek door een onafhankelijke partij gebeurt. De interne diensten kunnen dit moeilijk zelf uitvoeren omdat ze betrokken partij zijn. Als onafhankelijke partner kon Audio hier wel een objectief oordeel geven waardoor we als schepencollege de juiste beslissingen konden nemen.
Belangrijk is dat Audio geen dikke boeken schrijft, maar duidelijke, concrete en 'to the point' rapporten aflevert. Ook de vlotheid waarmee we samenwerken is een groot pluspunt. Zo konden we in het verleden bij acute vragen toch snel een beroep doen op hun diensten. Wat ik tenslotte persoonlijk zeer waardeer, is de professionaliteit en discretie die de directie en medewerkers van Audio uitdragen. Met de inhoud van gesprekken en verslagen gaan zij heel omzichtig en respectvol om."
Egbert Lachaert
Eerste schepen Merelbeke en partijvoorzitter Open VLD
"In Merelbeke voerden we al heel wat audits uit, zowel in het OCMW als in het gemeentebestuur. Zo onderzochten we het personeelsbeleid en kregen we hierover heel wat concrete voorstellen en adviezen om de werking van onze personeelsdienst efficiënter te maken. Heel wat dubbel werk werd opgespoord en uitgesplitst. Een andere audit die we uitvoerden was een onderzoek in de sociale dienst. Dit leidde tot een duidelijk kader waarin de samenwerking tussen de maatschappelijk werkers en de beleidsmakers goed op elkaar is afgestemd.
Als bestuursleden werden we steeds betrokken bij de start van de audit en bij de eindverslagen. We konden voor het definitieve eindverslag onze opmerkingen meegeven in een tussentijds verslag. Hierdoor verloopt de samenwerking met de auditoren heel open en constructief en vermijdt men een defensieve houding. Dat motiveert alle betrokkenen om eraan mee te werken en maakt dat je het rapport niet angstvallig moet afwachten.
Als gemeente van ongeveer 25.000 inwoners is het ritme van 1 audit per jaar vrij hoog, maar de transparante en open werking van Audio maakt een flexibele planning mogelijk."
Veerle Verhoestraete
Beleidsadviseur team beleidsondersteuning Sint-Niklaas
"Het OCMW van Sint-Niklaas was één van de oprichters van Audio en onze stad sloot in 2015 ook aan. De sterke meerwaarde van Audio tijdens de eerste audits gaf ons zin in meer en ondertussen zijn we heel actief. In Sint-Niklaas is hierdoor iedereen, het bestuur, het management en de medewerkers, overtuigd van de meerwaarde van een jaarlijkse audit door Audio. Ondertussen laat het bestuur zelfs twee audits per jaar uitvoeren.
De evaluaties bieden als onderdeel van ons organisatiebeheer aan de beleidsmensen transparantie over onze werking en helpen de risico's bij belangrijke processen te verminderen. De audits dwingen ons als organisatie om onze structuur te verbeteren. Zo hielp een audit rond ontvangsten ons bij het uitwerken van een nieuwe formatie, gebaseerd op functiescheiding, voor de gemeenschappelijke dienst financiën voor stad en OCMW. Het onderzoek verduidelijkte de rollen van alle betrokkenen in de hele organisatie en lijnde hun taken en verantwoordelijkheden scherp af. Door zo'n 70-tal ontvangsten-stromen onder de loep te nemen, konden we de nieuwe meerjarenplanning accurater opstellen en zijn we er zekerder van dat we de ontvangsten ook effectief realiseren zoals vooropgesteld.
De aanpak van elke audit verloopt volgens hetzelfde proces. De auditor licht tijdens een startvergadering aan alle betrokkenen het onderwerp en doel van het onderzoek toe. De audit ter plaatse bestaat uit interviews, documentanalyse en steekproeven. De auditor sluit het onderzoek ter plaatse af met een korte debriefing aan de algemeen directeur en de procesverantwoordelijken. Binnen de drie werkdagen volgt dan het ontwerpverslag dat besproken wordt op de slotvergadering. Tijdens deze vergadering overloopt de auditor de vaststellingen en aanbevelingen. Na een bepaalde periode is er ook een opvolgaudit voorzien. Deze zorgt ervoor dat de aanbeveling geen dode letter blijven.
Audio heeft een heel pragmatische aanpak en toetst deze continu met de algemeen directeur en met de werkgroep. Hierdoor komt het eindresultaat niet als een verrassing, maar is het meestal een gedragen standpunt. Vaak vormt het schriftelijke eindrapport de bevestiging van een buikgevoel dat iedereen al had in de organisatie. Omdat een buitenstaander het op een begrijpelijke en toegankelijke manier benoemt, is er echter meer impact om tot verbetering over te gaan. Belangrijk is ook dat Audio de sterke punten opneemt in de evaluatie, dat werkt motiverend.
De samenwerking met Audio zorgt in Sint-Niklaas alvast voor een machine die steeds beter draait!"
Jan Bal
Voormalig adjunct algemeen directeur Mechelen
Mechelen was één van de initiatiefnemers van de oprichting van Audio en we voerden bijgevolg al heel wat audits uit.
Een groot pluspunt van de samenwerking met Audio is dat de audits onze diensten scherp houden. Het geeft een sterk signaal naar onze diensten en medewerkers dat we onze organisatie en dienstverlening continu willen verbeteren op een systematische manier. Dit verbeteren krijgt vorm vanuit het rapport met de concrete aanbevelingen, maar wordt ook ondersteund door de aanpak en vooral door de denkwijze van de auditoren. Zij kijken op een andere manier naar onze werkprocessen en benaderen deze zeer rationeel en dikwijls vanuit een andere invalshoek dan medewerkers, die zich midden in de operationele uitvoering bevinden. Deze aanpak en denkwijze is een verrijking voor onze eigen medewerkers, die leren om proactief risico's in processen te herkennen en correct in te schatten. Een voorbeeld hiervan is de inzet van software in onze dienst personeel. Dat is een grote investering, maar voorkomt imago- en financiële schade door menselijke fouten. Een goede risicoanalyse maakt deze afwegingen vooraf en dat hebben we o.a. geleerd uit de audits.
Recent onderzocht Audio ook ons volledig besluitvormingsproces. Dat was een complexe opdracht, want er zijn heel wat diensten bij betrokken die vaak al jaren op een bepaalde manier werken. Door hier met een externe en frisse blik naar te kijken, leverde Audio ons heel wat concrete verbetervoorstellen aan die bovendien door iedereen aanvaard werden. Omdat Audio als neutrale partij een objectief verslag aflevert, merken we dat de aanbevelingen ook effectief worden opgenomen. Audio is hierdoor een belangrijke hefboom voor onze organisatieontwikkeling!
